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ÍNDICE
- Zapier, ¿qué es?
- ¿Cómo registrarse en Zapier?
- ¿Cómo funciona la integración del PMS hqbeds con Zapier?
- Cómo crear un Zap con los disparadores de la plataforma hqbeds con las apps disponibles en Zapier
- Creando un Zap con la app Google Sheets (Hojas de cálculo de Google)
- Creando un Zap con la app WhatsApp Notifications
- Información de soporte y responsabilidad
Zapier, ¿qué es?
Zapier permite enviar datos de una aplicación a otra mediante la creación de flujos automatizados con disparadores y acciones.
Actualmente Zapier cuenta con más de 9000 aplicaciones para la creación y automatización de flujos.
A través de la integración con la herramienta Zapier, la propiedad podrá utilizar aplicaciones de CRM, o realizar un backup de sus reservas almacenándolas en una hoja de cálculo de Google Sheets.
¿Cómo registrarse en Zapier?
Para comenzar a realizar tus automatizaciones, primero necesitas registrarte en la plataforma Zapier https://zapier.com/sign-up .
La plataforma ofrece un plan gratuito, pero que tiene algunas limitaciones de tareas y servicios; elige el que sea más adecuado para el perfil y el momento de tu propiedad https://zapier.com/pricing
¿Cómo funciona la integración del PMS hqbeds con Zapier?
La plataforma HQBeds ofrece algunos disparadores para que puedas crear tus Zaps y, de esta forma, integrarte con uno de los miles de sistemas presentes en Zapier.
¿Cómo funciona la integración? La integración de Zapier con nuestra plataforma funciona con el modelo de Webhooks. Con este modelo, para cada disparador, algunas acciones específicas que se ejecutan dentro de HQBeds envían datos a Zapier de forma prácticamente instantánea.
Por ejemplo, para el disparador New Reservation, cada vez que se crea una reserva en HQBeds, esta se envía a una cola de envíos pendientes hacia Zapier. Esa cola, que tiene un procesamiento prácticamente instantáneo, envía los datos de la reserva a Zapier. De esta forma, es posible tener los datos de tu cuenta integrados prácticamente en tiempo real y de manera automática.
IMPORTANTE
- Zapier no puede enviar ningún dato hacia la plataforma hqbeds.
- La opción de integración con Zapier no está disponible para todos los planes de hqbeds; consulta al equipo de ventas por WhatsApp
¿Cómo integrar la plataforma hqbeds con Zapier?
Accede a la plataforma hqbeds en el menú Admin > Integraciones y genera el Token Zapier y activa la integración y copia el token para utilizarlo en los siguientes pasos de la integración.
Genera el token
Selecciona Activar = SÍ y guarda
Copia el token que se generó
En otra pestaña de tu navegador, accede a https://zapier.com/app/login inicia sesión en tu cuenta Zapier y ve a la sección de Apps y busca HQBeds en el resultado de la búsqueda haz clic en el botón Connect
En la siguiente pantalla necesitas pegar el token que se generó dentro de la plataforma hqbeds y confirma que deseas continuar con la integración
¡Y listo, la integración se completó!
¿Qué disparadores están disponibles en la plataforma hqbeds?
Al iniciar la configuración del Zap con la plataforma hqbeds, contarás con 11 opciones de disparadores. Mira a continuación cuáles son los datos enviados por cada disparador de tu cuenta hqbeds hacia Zapier.
New Reservation
Cada vez que se crea una nueva reserva, se realiza un disparo hacia Zapier
Reservation Cancellation
Cada vez que se cancela una reserva, se realiza un disparo hacia Zapier
Reservation Pré Check in
Cada vez que se realiza un pre-check-in a través de la herramienta de Check-in Online de HQBeds, se realiza un disparo hacia Zapier.
Reservation Check in
Cada vez que se realiza un check-in, se realiza un disparo hacia Zapier.
Reservation Check Out
Cada vez que se realiza un check-out, se realiza un disparo hacia Zapier.
POS shift closed
Cada vez que se realiza el cierre de turno en una terminal de caja (POS), se realiza un disparo hacia Zapier.
New Finance Income/Credit
Cada vez que se crea un nuevo registro en Cuentas por Cobrar, se realiza un disparo hacia Zapier.
Deleted Finance Credit Trigger
Cada vez que se elimina/quita un registro de Cuentas por Cobrar, se realiza un disparo hacia Zapier.
New Finance Debit Trigger
Cada vez que se crea un nuevo registro en Cuentas por Pagar, se realiza un disparo hacia Zapier.
Deleted Finance Debit Trigger
Cada vez que se elimina/quita un registro de Cuentas por Pagar, se realiza un disparo hacia Zapier.
Property Notification
Cada vez que la propiedad recibe una alerta (overbooking, reserva cruzada u otras notificaciones de alerta), se realiza un disparo hacia Zapier.
Cómo crear un Zap con los disparadores de la plataforma hqbeds con las apps disponibles en Zapier
En el siguiente ejemplo, crearemos un Zap con el disparador New Reservation que se integrará con la aplicación Google Sheets para recibir esos datos. Esta hoja de cálculo tiene como finalidad ser una base de backup automatizada, donde se almacenarán todas las nuevas reservas que lleguen al Mapa de la plataforma hqbeds.
Este es un Zap básico que tiene
- El evento que actúa como disparador (trigger) e inicia tu Zap (hqbeds enviando los datos del disparador New Reservation a Zapier)
- El evento que realizará la Acción (Action) y la ejecución final del Zap (una hoja de cálculo de la aplicación Google Sheets que almacena todos los datos recibidos del disparador New Reservation que se envían a través de Zapier)
Creando un Zap con la app Google Sheets (Hojas de cálculo de Google)
Dentro de tu cuenta Zapier haz clic en +Create > New Zap.
En la siguiente pantalla define el título de tu Zap y haz clic en Trigger para buscar el disparador que deseas automatizar
Busca HQBEDS y haz clic en Hqbeds
A continuación, selecciona qué evento servirá de disparador para tu ZAP
En Account, si ya realizaste la integración de tu cuenta Zapier con hqbeds, haz clic en Continue
En Test your trigger, podrás realizar una prueba breve para ver si la integración con hqbeds está funcionando correctamente; haz clic en el botón Test trigger
Si la prueba se completa con éxito, verás algunas informaciones demostrativas para el disparador New Reservation, que se exportan desde hqbeds
Haz clic en Continue with selected record para crear la acción que tu Zap realizará. Elige la app que utilizará los registros exportados de hqbeds; en nuestro ejemplo elegimos la aplicación Google Sheets
Después de haber seleccionado la app, ahora selecciono el evento. En mi ejemplo, como deseo recibir todas las nuevas reservas, elijo la opción Create Spreadsheet Row y continúo hacia la etapa de vinculación de la cuenta de Google que voy a utilizar.
En la siguiente etapa establecemos conexión con la cuenta de Google propietaria de la hoja de cálculo que utilizaré para recibir los datos de la reserva de hqbeds
Después de haber iniciado sesión en la cuenta y haber dado permiso a Zapier, sigo con la configuración de las acciones que deben realizarse en el momento de la exportación de los datos
A continuación, defino la carpeta del Drive, la hoja de cálculo y la página que se utilizarán
A continuación, completo los campos con los datos que recibiré en el disparador New Reservation
Y en la pestaña Test, puedo realizar una prueba de envío de los datos según definí para recibirlos en mi hoja de cálculo de Google
Al concluir la prueba, Zapier mostrará la información que se envió a la hoja de cálculo de la prueba y, ¡listo, el Zap fue creado!
Hoja de cálculo que almacena las nuevas reservas realizadas en el Mapa de hqbeds
Creando un Zap con la app WhatsApp Notifications
A través de los disparadores disponibles de la plataforma hqbeds con Zapier, podrás recibir notificaciones de nuevas reservas, por ejemplo, en tu WhatsApp; a continuación te mostramos cómo funciona esta integración.
Una vez que ya integraste tu cuenta Zapier con la plataforma hqbeds —si no lo recuerdas, mira AQUÍ cómo realizar la integración.
Ahora necesitas elegir la app de acción, es decir, la app que recibirá la información del disparador creado; vamos a elegir la app WhatsApp Notifications
En Event elige el evento deseado; en este caso, WhatsApp Notifications solo permite el evento Send Menssage y haz clic en To continue, choose an event para continuar con la configuración
En la pestaña Account definirás el vínculo con el número de la cuenta WhatsApp que deseas que reciba las notificaciones.
En la pestaña Action elegirás la plantilla de New Message
Ahora completa los campos con los datos que deseas recibir en el disparador New Reservation
Hecho esto, concluye la configuración del Zap y envía una prueba de notificación, ¡y la configuración se completó con éxito!
De esta forma, cada vez que llegue una nueva reserva a la plataforma hqbeds, recibirás una notificación en tu WhatsApp
Recibiendo alertas con el disparador Property Notification
Con el disparador Property Notification, la propiedad se mantiene siempre al tanto de las alertas de overbooking, reservas cruzadas y otras notificaciones críticas.
Ejemplo:
Al elegir el disparador Property Notification, define la plantilla predefinida de WhatsApp que mejor se ajuste a este tipo de notificación. Recomendamos usar la plantilla Zap Error.
Completa los campos con los datos que deseas visualizar. En nuestro ejemplo, en el campo Error Message seleccionamos el dato Title y, en el campo Link to Zap or Zap History, escribimos un mensaje para la notificación, como “Entra en la app hqbeds y consulta las alertas y notificaciones”.
Hecho esto, concluye la configuración del Zap y envía una prueba de notificación. Listo, ¡la configuración se completó con éxito!
IMPORTANTE:
- WhatsApp Notifications no permite crear mensajes 100% personalizados: es necesario usar modelos (plantillas) predefinidos. Elige la plantilla que mejor se ajuste al mensaje que deseas enviar.
- WhatsApp Notifications permite un número por Zap; si deseas enviar notificaciones a más números, es necesario configurar otro Zap
- En la parte de la configuración del número, WhatsApp Notifications solicitará el permiso para validar la configuración.
- No es posible enviar notificaciones a grupos de WhatsApp
- La app WhatsApp Notifications no permite interacción, es decir, no es posible comunicarse con el huésped a través de esta integración
Información de soporte y responsabilidad
- Para dudas sobre el uso de la plataforma Zapier, recomendamos que accedan a la documentación oficial de Zapier https://help.zapier.com/hc/en-us o que se pongan en contacto con el soporte de Zapier (el tipo de atención de soporte dependerá del plan que hayas elegido con Zapier)
- Si tienes dudas en el proceso de integración de la plataforma hqbeds con Zapier, puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte en la Central de Atención por WhatsApp (solo mensaje o audio)
- HQBeds no se responsabiliza ni brindará soporte para la configuración de Zapier con las aplicaciones que integres.