--- title: "Compras: como registrar a entrada de mercadorias no estoque" description: "Compras: como registrar a entrada de mercadorias no estoque" --- [Pular para o conteúdo](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#main-content) - [Português - Brasil](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque) - [Español (Espanhol)](https://ajuda.hqbeds.com.br/es/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercaderia-no-estoque) Português - Brasil Mostrar submenu para traduções ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/LogoHQ(162%20x%2050%20px).png?width=162&height=50&name=LogoHQ(162%20x%2050%20px).png) Abrir navegação principal Fechar navegação principal - - [Português - Brasil](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque) - [Español (Espanhol)](https://ajuda.hqbeds.com.br/es/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercaderia-no-estoque) Português - Brasil Mostrar submenu para traduções - [Entre em Contato](https://wa.me/5511914015827) [Entre em Contato](https://wa.me/5511914015827) Como podemos ajudá-lo? - Não há sugestões porque o campo de pesquisa está em branco. 1. [Base de conhecimento](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br?hsLang=pt-br) 2. [MÓDULO DE ESTOQUE](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/m%C3%B3dulo-de-estoque?hsLang=pt-br) 3. [FUNÇÕES BÁSICAS](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/m%C3%B3dulo-de-estoque?hsLang=pt-br#fun%C3%A7%C3%B5es-b%C3%A1sicas) 21 de outubro de 2026 # Compras: como registrar a entrada de mercadorias no estoque **ÍNDICE** - **[Introdução](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#intro-compras)** - **[Onde encontrar](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#onde-encontrar-compras)** - **[Consultando as compras registradas](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#consultando-as-compras-registradas)** - **[Como registrar uma nova compra](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#como-registrar-uma-nova-compra)** - **[Opção 1: Entrada manual](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#entrada-manual)** - **[Opção 2: Entrada por XML](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#entrada-por-xml)** - **[Consultando os detalhes de uma compra](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#consultando-detalhes-da-compra)** - **[Perguntas frequentes](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/compras-como-registrar-a-entrada-de-mercadorias-no-estoque#perguntas-frequentes)**   ### Introdução A ferramenta **Compras** é onde você registra tudo o que a propriedade compra de fornecedores, como bebidas, snacks e itens de café da manhã. Cada compra lançada dá entrada dos produtos no local de estoque escolhido e, se você quiser, já gera a conta a pagar no Financeiro. Neste artigo você vai aprender a: - Consultar e filtrar as compras já registradas - Lançar uma compra manualmente - Importar uma compra a partir do XML da NF-e - Gerar a conta a pagar junto com a compra - Ver os detalhes de uma compra e estorná-la ### **Onde encontrar** No menu superior, acesse **Estoque \> Compras**. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-06-39-5027-PM.png?width=276&height=161&name=undefined-Oct-20-2026-10-06-39-5027-PM.png) *Menu Estoque \> Compras* ### **Consultando as compras registradas** Ao abrir a ferramenta, você vê a lista de compras do período. Use os filtros no topo da tela para encontrar o que precisa e clique em Buscar: - **Data / Até:** período de entrada das compras. - **Fornecedor:** mostra apenas as compras de um fornecedor específico (ou Todos). - **Documento:** número da nota fiscal ou do documento da compra. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-06-40-4584-PM.png?width=670&height=338&name=undefined-Oct-20-2026-10-06-40-4584-PM.png) *Tela de Compras com filtros e lista de compras* A lista mostra, para cada compra: data, fornecedor, documento, local de estoque, quantidade de produtos e valor total. Quando a compra gerou uma conta a pagar, aparece o selo laranja Contas a pagar na última coluna; clique nele para abrir as contas vinculadas. Logo abaixo da lista fica o resumo **Compras · Fornecedor**, com o número de compras e o valor total por fornecedor no período filtrado. Ele ajuda a ver rapidamente com quem você mais compra. ### **Como registrar uma nova compra** Há duas formas de lançar uma compra: - **Entrada manual:** você digita os dados da nota e os produtos. - **Entrada por XML:** você envia o arquivo XML da NF-e e o sistema lê os itens automaticamente | **Dica:** sempre que tiver o XML da nota fiscal, prefira a Entrada por XML. Ela evita erros de digitação e é mais rápida. | | --- | #### **Opção 1: Entrada manual** Na tela de Compras, clique em **+ Entrada manual**. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-06-40-8393-PM.png?width=670&height=315&name=undefined-Oct-20-2026-10-06-40-8393-PM.png) *Tela de Entrada manual* **1. Preencha os dados da compra** | **Campo** | **O que informar** | | --- | --- | | **Fornecedor** | Selecione o fornecedor. Se ele ainda não estiver cadastrado, clique no botão + ao lado para cadastrá-lo. | | **Local de Estoque** | Onde os produtos vão entrar (por exemplo, o depósito principal ou o bar). | | **Entrada** | Data em que a mercadoria chegou. Já vem preenchida com a data de hoje. | | **Documento** | Número da nota fiscal ou do documento da compra. | | **Data de emissão** | Data em que a nota foi emitida pelo fornecedor. | | **Notas** | Observações internas (opcional). |   **2. Adicione os produtos** Para cada item da nota, escolha uma das opções: - **Vincular a produto:** busque um produto já cadastrado pelo nome ou pelo código de barras. - **Cadastrar produto novo:** informe o Nome e o Tipo de Produto (por exemplo, Bebidas ou Snacks). O produto é criado junto com a compra. Depois, informe a **Quantidade** e o **Custo unitário**. O total da linha é calculado automaticamente. Use **+ Adicionar** para incluir mais itens e o ícone de lixeira para remover uma linha. **3. Confira os totais** Ao final da lista de produtos, informe o **Frete** (somado ao total) e o **Desconto** (subtraído do total), se houver. O sistema mostra o Subtotal e o Total da compra. **4. Gere a conta a pagar (opcional)** Marque **Gerar conta a pagar** para lançar a despesa no Financeiro automaticamente. Ao marcar, aparecem os campos: ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-06-39-7866-PM.png?width=670&height=320&name=undefined-Oct-20-2026-10-06-39-7866-PM.png) *Cadastro de produto novo e campos de conta a pagar* | **Campo** | **O que informar** | | --- | --- | | **Conta** | Conta do plano de contas onde a despesa será classificada (por exemplo, Bar Stock ou Breakfast). | | **Banco** | Conta bancária de onde sairá o pagamento. | | **Método de Pagamento** | Forma de pagamento ao fornecedor. | | **Data de Vencimento** | Data de vencimento do pagamento. | | **Cotas** | Número de parcelas. Deixe 1 para pagamento à vista. |   **5. Salve** Clique em **Salvar**. A compra aparece na lista e os produtos entram no local de estoque selecionado. **Opção 2: Entrada por XML** Na tela de Compras, clique em **Entrada por XML**. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-39-52-7082-PM.png?width=670&height=264&name=undefined-Oct-20-2026-10-39-52-7082-PM.png) *Tela de Entrada por XML* **1. Envie o arquivo** Arraste o arquivo XML da NF-e para a área indicada ou clique nela para escolher o arquivo (um arquivo **.xml** de até 10 MB). Depois, clique em **Importar**. **2. Confira os dados da nota** O sistema abre a tela **Conferência da nota**. Nada é gravado no estoque até você confirmar. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-39-52-9873-PM.png?width=670&height=256&name=undefined-Oct-20-2026-10-39-52-9873-PM.png) *Tela de Conferência da nota* Os dados abaixo vêm direto do XML e não precisam ser digitados: **Fornecedor** (com CNPJ), **Documento** (número/série e chave de acesso da NF-e) e **Data de emissão**. Você só precisa conferir ou ajustar: - **Local de Estoque:** onde os produtos vão entrar. - **Entrada:** data em que a mercadoria chegou (vem com a data de hoje). - **Notas:** observações internas (opcional). **3. Resolva cada item da nota** Na coluna **Qtd. na nota** você vê o item exatamente como veio na nota: descrição, quantidade, unidade, valor e código do produto no fornecedor. Para cada item, escolha o que fazer: | **Campo** | **O que informar** | | --- | --- | | **Vincular a produto** | Associa o item a um produto que você já tem cadastrado. Busque pelo nome ou código de barras. | | **Cadastrar produto novo** | Cria o produto a partir da nota. O nome já vem preenchido com a descrição da NF-e (você pode ajustar); escolha o Tipo de Produto. | | **Descartar item** | A linha fica registrada na nota, com valor, mas não entra no estoque. Use para itens que você não controla em estoque. |   À direita de cada linha, uma etiqueta mostra a situação do item: - **De-para (verde):** o item já está associado a um produto do seu estoque. Isso acontece automaticamente quando você já associou esse item em uma nota anterior do mesmo fornecedor. - **Não reconhecido (laranja):** o item ainda não tem um tipo de produto associado. Confira antes de confirmar. - **Descartado (preto):** o item não vai entrar no estoque. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-39-52-4831-PM.png?width=670&height=76&name=undefined-Oct-20-2026-10-39-52-4831-PM.png) *Item marcado como Cadastrar produto novo, com a etiqueta Não reconhecido* **4. Ajuste o fator de conversão, se necessário** Use o **Fator de conversão** quando o fornecedor vende em uma unidade e você controla o estoque em outra. Por exemplo: a nota traz 1 caixa com 12 unidades por R$ 783,49, mas você controla por unidade. Informe o fator **12** e o sistema calcula sozinho: a quantidade passa para 12 e o custo unitário para R$ 65,29. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-39-53-3331-PM.png?width=670&height=141&name=undefined-Oct-20-2026-10-39-53-3331-PM.png) *Fator de conversão 12: quantidade e custo unitário recalculados* | **Bom saber:** abaixo do Total aparece o Total da nota, com o valor original da NF-e. Use-o para conferir se os valores batem. Com o fator de conversão, pode haver diferença de alguns centavos por causa do arredondamento do custo unitário. | | --- |   **5. Frete, desconto e conta a pagar** Se necessário, informe **Frete** e **Desconto**. Para lançar a despesa no Financeiro, marque **Gerar conta a pagar** e preencha Conta, Banco, Método de Pagamento, Data de Vencimento e Cotas, como na entrada manual. **6. Confirme** Clique em **Confirma**. A compra é registrada e os produtos entram no local de estoque selecionado. | **Dica:** as associações feitas na conferência (o "de-para") ficam guardadas por fornecedor. Na próxima nota desse fornecedor, os mesmos itens já aparecem com a etiqueta De-para e você não precisa fazer essa escolha de novo. | | --- |     ### **Consultando os detalhes de uma compra** Na lista de compras, clique no ícone de **lupa** à esquerda da linha. A tela de detalhes mostra fornecedor (com CNPJ), documento, data de emissão, local de estoque, data de entrada e o usuário que fez o lançamento, além dos produtos, frete, desconto e total. ![](https://ajuda.hqbeds.com.br/hs-fs/hubfs/undefined-Oct-20-2026-10-06-41-2195-PM.png?width=670&height=234&name=undefined-Oct-20-2026-10-06-41-2195-PM.png) *Detalhes de uma compra* Nessa tela você também pode: - **Contas a pagar:** abrir as contas a pagar geradas por essa compra. - **Estornar compra:** desfazer o lançamento de uma compra registrada por engano. | **Atenção:** o estorno desfaz a entrada da compra, entrada do estoque do produto e contas a pagar. Antes de estornar, confira se é mesmo a compra correta e verifique as contas a pagar vinculadas a ela. | | --- | ### **Perguntas frequentes** **O fornecedor não aparece na lista. O que fazer?** Na Entrada manual, clique no botão + ao lado do campo Fornecedor para cadastrá-lo sem sair da tela. **O produto ainda não existe no sistema. Preciso cadastrar antes?** Não. Na linha do produto, escolha Cadastrar produto novo, informe o nome e o tipo, e ele será criado junto com a compra. **Como sei se uma compra já tem conta a pagar?** Na lista de compras, as compras com conta a pagar exibem o selo laranja Contas a pagar na última coluna. **Compro em caixa, mas controlo o estoque por unidade. Como faço?** Na conferência da nota, informe no Fator de conversão quantas unidades vêm em cada caixa. O sistema ajusta a quantidade e o custo unitário automaticamente. **A nota tem um item que não controlo em estoque. O que faço?** Na conferência da nota, marque Descartar item nessa linha. O item continua registrado na nota, com valor, mas não entra no estoque. **Por que o Total ficou alguns centavos diferente do Total da nota?** Isso pode acontecer quando você usa o fator de conversão, por causa do arredondamento do custo unitário. Se preferir, ajuste o custo unitário manualmente. **Lancei uma compra errada. Como corrijo?** Abra os detalhes da compra pela lupa e clique em Estornar compra. Depois, lance a compra novamente com os dados corretos.   Ainda com dúvidas? Fale com o nosso suporte pelo WhatsApp, disponível no canto inferior direito do sistema. - [CURSOS HQBEDS PARA HOTÉIS E POUSADAS](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/cursos-hqbeds-para-hot%C3%A9is-e-pousadas?hsLang=pt-br#main-content) - [Reservas para Hotéis e Pousadas](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/cursos-hqbeds-para-hot%C3%A9is-e-pousadas?hsLang=pt-br#reservas-para-hot%C3%A9is-e-pousadas) - [Tarifas e Disponibilidade para Hotéis e Pousadas](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/cursos-hqbeds-para-hot%C3%A9is-e-pousadas?hsLang=pt-br#tarifas-e-disponibilidade-para-hot%C3%A9is-e-pousadas) - [Lançamento de Pagamentos](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/cursos-hqbeds-para-hot%C3%A9is-e-pousadas?hsLang=pt-br#lan%C3%A7amento-de-pagamentos) - [Estoque e Vendas](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/cursos-hqbeds-para-hot%C3%A9is-e-pousadas?hsLang=pt-br#estoque-e-vendas) - [Financeiro do hqbeds](https://ajuda.hqbeds.com.br/pt-br/cursos-hqbeds-para-hot%C3%A9is-e-pousadas?hsLang=pt-br#financeiro-do-hqbeds) - 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