¿Cómo realizo pagos, reembolsos y accedo a la factura de la reserva?

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ÍNDICE

• Registrar un pago en la reserva
  • Cómo editar una entrada de pago en la reserva
• Cómo registrar un pago a plazos en la máquina de tarjeta de crédito
  • Configuración del método de pago a plazos
  • Registrar el pago a plazos de la reserva
  • Control de pagos a plazos en sus Cuentas por Cobrar
• Cómo registrar un reembolso
  • Cómo editar o eliminar un reembolso
• Cómo acceder a la factura de la reserva

Registrar un pago en la reserva

Los saldos financieros y resumidos incluyen los totales de alojamiento y  consumos  de la reserva en un único saldo.

Realizar los pagos de la reserva en el  apartado Cuenta Corriente  haciendo clic en  +Pago . La plataforma hqbeds únicamente permite pagos por alojamiento o  productos  que hayan sido registrados como consumo en la reserva.

Ejemplo de contabilización de pago en la sección Cuenta Corriente dentro de los detalles de la reserva

Haga clic en el botón +Pago

 

Seleccione el método de pago

 

Establezca el importe, la fecha de pago (si desea registrar un pago con fecha retroactiva, infórmese AQUÍ cómo hacerlo  )  y una nota en el campo de notas si lo prefiere y haga clic en  Procesar.

 

Al registrar el pago, será posible visualizar el pago en el apartado Cuenta Corriente, así como el importe ingresado en  + Pagos  y con el  saldo  de la reserva  actualizado en el apartado Resumen  de Reservas .

 

¡IMPORTANTE! 

• Para registrar pagos en la Cuenta Corriente Reserva, el usuario deberá tener abierto un TPV. Aprenda cómo abrir el terminal de caja POS  AQUÍ
• ¿Necesita realizar pagos con fecha retroactiva? La plataforma hqbeds también permite este tipo de lanzamiento. Descubra más  AQUÍ
• Si tienes la herramienta de automatización de pagos  hqpagamentos  y quieres registrar el pago a través de ella, haz clic  AQUÍ

Cómo editar una entrada de pago en la reserva

Haga clic en el icono de la lupa en el iniciador y luego haga clic en Editar

 

En la pantalla de edición de lanzamiento, puede ajustar algunos campos como:  Mes de competencia ,  Fecha de vencimiento ,  Fecha de pago  (si ya se recibió el pago),  Fecha de creación .
Además, para cambiar cualquiera de estos campos, deberá informar el motivo del cambio. Este cambio quedará registrado en el historial de modificaciones.

Ejemplo: Cambiar la fecha de creación de la entrada de pago

Cambié el campo Fecha de creación e informé el motivo del cambio en el campo Motivo de la modificación y luego guardé el cambio.

 

El cambio fue exitoso

 

¡IMPORTANTE! 

• Las funciones para editar la fecha de lanzamiento están disponibles para los usuarios del grupo Administrador. Los usuarios del grupo Miembro deben tener permiso de acceso dentro del registro de usuario en Permisos de acceso. Aprenda a controlar los permisos de acceso  AQUÍ
• Para Editar o Eliminar cualquier entrada en la sección Cuenta Corriente de la reserva, el usuario también debe tener permiso de acceso a la herramienta Cuentas por Cobrar en el módulo Financiero.

Cómo registrar un pago a plazos en la máquina de tarjeta de crédito

Si trabajas con terminales de tarjetas y ofreces la opción de cuotas para los huéspedes, a través de hqbeds podrás registrar y controlar las liberaciones de una forma más sencilla.

Configuración del método de pago a plazos

Antes de registrar el pago, verifique que el método de pago esté configurado correctamente, según el siguiente ejemplo.

 

En el ejemplo anterior, tenemos configurados algunos métodos de pago del tipo CRÉDITO y en la columna Cuotas indicando el número de liberaciones que se generarán, además de la columna días a recibir indicando la frecuencia de días que se generarán las liberaciones.

Si necesita registrar un pago que fue fraccionado en 3 cuotas en la tarjeta de crédito del huésped, al momento de registrar el método de pago se debe configurar el campo de cuotas con la opción de 3 cuotas.

 

¡IMPORTANTE! 

• La opción de configuración de Cuotas únicamente está disponible en el registro del método de pago Tipo CRÉDITO.
• El número máximo de cuotas a configurar es de 12 cuotas
• Si ofrece la opción de hasta 12 cuotas, deberá crear un registro de método de pago para cada cuota.
• Los asientos de pago de cuotas no permiten edición en la sección de cuenta corriente de la reserva, pero es posible editar el asiento de cada cuota individualmente en Financiero > Cuentas por cobrar

 

Registrar el pago a plazos de la reserva

En esta parte realizarás un pago normal de la reserva en el  apartado Cuenta Corriente  haciendo clic en  +Pago  pero elige el método de pago que se configuró correctamente para pagar en cuotas.

Ejemplo: Registrar un pago que se dividió en 3 cuotas

 

Ejemplo: Pago registrado en el apartado Cuenta Corriente de la reserva

 

¡IMPORTANTE! 

• Los asientos de pago de cuotas no permiten edición en la sección de cuenta corriente de la reserva, pero es posible editar el asiento de cada cuota individualmente en  Financiero  >  Cuentas por cobrar
• Si tienes la herramienta de automatización de pagos  hqpagamentos  y deseas realizar pagos en cuotas a través de la herramienta, haz clic  AQUÍ

Control de pagos a plazos en sus Cuentas por Cobrar

Como vimos en el ejemplo anterior, registrarás un único asiento de pago y la plataforma hqbeds creará automáticamente los asientos de cuotas en tu área  Finanzas  >  Cuentas por Cobrar,  respetando las reglas de número de  cuotas y  días de cobro  definidas en el registro del medio de pago.

Ejemplo: Visualización de lanzamientos en 3 entregas

Cómo registrar un reembolso

En la plataforma hqbeds podrás realizar un reembolso en efectivo, débito, crédito o abono en cuenta (este último funciona como un voucher y no aparecerá en los reportes de tu módulo Financiero). Los reembolsos en efectivo aparecerán en su flujo de caja como retiros.

Ejemplo: Contabilización de reembolso en la sección Cuenta Corriente de la reserva

Haga clic en +Reembolso 

 

En la pantalla de reembolso, elija el método de pago utilizado para el reembolso, establezca el monto y agregue una nota en el campo de notas si lo prefiere y guarde.

 

Al registrar la devolución, verás el ingreso en el apartado Cuenta Corriente y también el importe reembolsado en el apartado Resumen y con el saldo de la reserva actualizado.

Cómo editar o eliminar un reembolso

La opción para editar el reembolso sigue la regla de edición de pago, haga clic en el ícono de la lupa y luego en Editar, realice el ajuste necesario y complete el motivo y guarde.

Editar un reembolso

 

Para eliminar un reembolso, haga clic en el  icono de la lupa azul  junto a la entrada, todavía en la  sección Cuenta Corriente , y elimine. La transacción desaparecerá de tu flujo de caja y de  tu Cuenta Corriente  de Reservas  , pero quedará registrada en el Historial de Reservas . 

Eliminar un reembolso