ÍNDICE
- Registrando um pagamento na reserva
- Como registrar um pagamento parcelado na máquina de cartão de crédito
- Como registrar reembolso
- Como acessar a fatura da reserva
Registrando um pagamento na reserva
O financeiro e o Sumário engloba os totais de acomodação e consumação da reserva em um só saldo.
Lance pagamentos na reserva na seção Conta Corrente clicando em +Pagamento. A plataforma hqbeds só permite lançamentos de pagamentos de acomodação ou produtos que foram registrado como consumação na reserva.
Exemplo de lançamento de pagamento na seção Conta Corrente dentro do detalhes da reserva
Clique no botão +Pagamento
Selecione o método de pagamento
Defina o valor, data de pagamento (caso deseje registrar um pagamento com data reatroativa saiba como fazer AQUI) e uma observação no campo nota se preferir e clique em Processar
Ao registrar o pagamento será possível visualizar o pagamento na seção Conta Corrente, assim como o valor lançado em + Pagamentos e com o Saldo da reserva atualizado na seção Sumário da reserva
IMPORTANTE!
- Para registrar pagamentos na Conta Corrente da Reserva é necessário que usuário esteja com um terminal do POS aberto. Saiba como abrir o terminal do caixa do POS AQUI
- Precisa lançar pagamentos com data retroativa?. A plataforma hqbeds também permite esse tipo de lançamento. Saiba mais AQUI
- Se você possui a ferramenta de automação de pagamentos hqpagamentos e deseja registrar o pagamento através dela acesse AQUI
Como editar um lançamento de pagamento na reserva
Clique no ícone de lupa do lançamento e em seguida clique em Editar
Na tela de edição do lançamento você poderá ajustar alguns campos como: Mês de Competência, Data de Vencimento, Data de Pagamento (se o pagamento já foi recebido), Data de Criação.
Além disso, para alterar qualquer um desses campos né necessário informar o motivo da modificação. Essa alteração ficará gravada no histórico de modificações.
Exemplo: Alterando a data de criação do lançamento de pagamento
Alterei o campo Data de Criação e informei o motivo da alteração no campo Motivo da Modificação e em seguida salvei a alteração
A alteração foi realizada com sucesso
IMPORTANTE!
- As funções para edição da data de lançamento estão liberadas para usuários do grupo Gerente, para usuário do grupo Membro precisar ter a permissão de acesso dentro do cadastro do usuário em Permissões de acesso. Saiba como controlar as permissões de acesso AQUI
- Para Editar ou Deletar qualquer lançamento da seção Conta Corrente da reserva o usuário precisa ter permissão de acesso também a ferramenta Contas a Receber do módulo Financeiro
Como registrar um pagamento parcelado na máquina de cartão de crédito
Se você trabalha com máquina de cartões e oferece a opção de parcelamento para os hóspedes, através do hqbeds é possível registrar e controlar os lançamentos de forma mais simples
Configurando a forma de pagamento parcelada
Antes de registrar o pagamento verifique se a forma de pagamento está configurada da maneira correta, conforme o exemplo abaixo
No exemplo acima temos algumas formas de pagamento do tipo CREDIT configuradas e na coluna Parcelas indicando a quantidade de lançamentos que será gerado, além disso a coluna dias para receber indicada a frequencia de dias que será gerado os lançamentos.
Se você precisa registrar um pagamento que foi parcelado em 3 vezes no cartão de crédito do hóspede, no cadastro da forma de pagamento o campo parcela precisa estar configurado com a opção de 3 parcelas
IMPORTANTE!
- A opção de configuração de Parcelas está disponível somente no Tipo CREDIT do cadastro da forma de pagamento
- A quantidade de Parcelas máximas para configurar são de 12 parcelas
- Se você oferece a opção até 12 parcelas é necessário criar o cadastro da forma de pagamento para cada parcela
- Lançamentos de pagamentos parcelados não permite edição na seção conta corrente da reserva, mas é possível editar o lançamento de cada parcela individualmente em Financeiro > Contas a Receber
Registrando pagamento parcelado na reserva
Nessa parte você irá lançar um pagamento normal na reserva na seção Conta Corrente clicando em +Pagamento mas escolha o método de pagamento que foi corretamente configurado para ser parcelado
Exemplo: Registrando um pagamento que foi parcelado em 3 vezes
Exemplo: Pagamento registrado na seção Conta Corrente da reserva
IMPORTANTE!
- Lançamentos de pagamentos parcelados não permite edição na seção conta corrente da reserva, mas é possível editar o lançamento de cada parcela individualmente em Financeiro > Contas a Receber
- Se você possui a ferramenta de automação de pagamentos hqpagamentos e deseja realizar cobrança parcelada através da ferramenta acesse AQUI
Controlando os lançamentos parcelados em seu Contas a Receber
Como vimos no exemplo anterior você registrará um único lançamento do pagamento e a plataforma hqbeds automaticamente criará os lançamentos parcelados em seu Financeiro > Contas a Receber, respeitando as regras de número de parcelas, dias para recebimento conforme foi definido no cadastro da forma de pagamento
Exemplo: Visualizando os lançamentos parcelado em 3 vezes
Como registrar reembolso
Na plataforma hqbeds é possível fazer um reembolso em dinheiro, débito, crédito ou crédito na conta (esse último é funciona como um voucher e não aparecerá em seus relatórios do módulo Financeiro). Os reembolsos em dinheiro aparecerão no seu fluxo de caixa como retiradas.
Exemplo: Lançamento de reembolso na seção Conta Corrente da reserva
Clique em +Reembolso
Na tela de reembolso escolha o método de pagamento que foi realizado o reembolso, defina o valor e adiciona uma observação no campo nota se preferir e salve
Ao registrar o reembolso, você verá o lançamento na seção Conta Corrente e também o valor reembolsado na seção Sumário e com o saldo da reserva atualizado
Como editar ou excluir um reembolso
A opção de editar o reembolsa segue a regra de edição de pagamento, clique no ícone de lupa em seguida Editar, faça o ajuste necessário e preencha o motivo e salve
Editando um reembolso
Já para excluir um reembolso clique no ícone azul de lupa ao lado do lançamento, ainda na seção Conta Corrente, e delete. A transação sumirá do seu movimento de caixa e da Conta Corrente da reservas, mas permanecerá registrada no Histórico da reserva.
Excluindo um reembolso
Como acessar a fatura da reserva
É importante disponibilizar para seus hóspedes um recibo da compra que ele está realizando, com isso toda reserva que está em sua plataforma hqbeds possui sua Fatura, onde traz um demonstrativo de todas as informações financeiras da reserva (acomodação, consumo e pagamentos) e pode ser impressa ou enviada por email.
Para acessar a Fatura entre nos detalhes da reserva deseja e clique em Fatura e em seguida faça a impressão ou clique em Enviar por e-mail.
Acessando a fatura da reserva
IMPORTANTE!
- A Fatura funciona como um recibo da venda da hospedagem, ela NÃO tem válidade fiscal!
- O hóspede pediu uma nota fiscal? A Hqbeds oferece o produto hqnotas que é uma ferramenta de emissão de notas fiscais de serviço (NFS-e) integrada com sua prefeitura, se você ainda não tem a ferramenta e tem interesse na contratação fale com nossa equipe comercial através da Central de Vendas